ビジネスで使える！社内メールの書き方を簡単にご紹介します

上司や同僚、部下に出す社内メールですが、どのように書けばいいのか書き方に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
取引先へ出すメールとの違いや、相手別にどんなメールを書くのが適切なのか、テンプレート付きで解説いたします。

社内メールと社外宛メールの違いとは？

社内メールと社外に宛てたメールはどう違うのでしょうか？

社内メールは、文字通り自社の社員を相手に送るメールです。
情報の伝達のために使用し、身内であるため簡潔な表現でもよいことが多いです。
対して社外に宛てたメールは、お客様や取引先などに送るメールが大半となります。
自身が会社の代表としてやり取りを行うため、より丁寧に、失礼がないようなものを送信する必要があります。

このように比較的簡潔に書けるのが社内メールの特徴ですが、そうは言っても上司や他部署のあまり関わりがない相手に送るには気を使う、逆にどう書いていいのかわからない…と悩む方も多いのではないでしょうか。

続いては、そんな方に向けて社内メールで気をつけるべきポイントを紹介して参ります。

失礼にならないよう注意！社内メールで気をつけるポイント３選

社内のメールだからといって気を抜いては、上司や同僚からマイナスな印象を持たれてしまう可能性も。
気をつけておきたいポイントを３つご紹介します。

（１）宛名は名前+役職orさん付け
社外向けのメールのように会社名や様までつける必要はありませんが、社内メールもビジネスメールなので宛名は基本的に文頭につけるようにしましょう。
その際に注意したいのが、名前の呼び方。上司や役職者の場合には役職をつけ、そうでない場合も「さん」をつけるようにしましょう。
年下や部下の場合であっても、文章では印象がキツくなってしまいがちなので、丁寧な呼び方をしたほうが好印象につながります。

（２）返信はできるだけ早く！
社内メールは社外の相手よりも優先度が低くなってしまいがちですが、返信が遅れると相手を待たせることになってしまいます。
遅くとも翌営業日までには返事をするようにしたほうが好印象です。
すぐに返信ができない内容のときには、一旦確認をするため待ってほしいと保留の連絡を入れると相手も安心して待つことができます。

（３）挨拶文にも注意
社外向けのメールであれば丁寧に書く挨拶文も、社内メールではないがしろになっているのではないでしょうか。
最初にメールを送るときには自分の所属を添える、その後も「お疲れさまです」「おはようございます」など一言挨拶を添えることで、相手に好印象を与えることができ、コミュニケーションのきっかけにもなります。

以上が、社内メールで気をつける３つのポイントです。
意外と意識できていなかった部分を気をつけることで、社内のコミュニケーションが円滑になるかもしれません。

それでは、先程のポイントも踏まえて相手別・場面別に送る社内メールの例をご紹介します。

送信相手・場面別！社内メールの書き方

ここでは、送信する相手やメールを送る場面別にそのまま使えるテンプレートの例文を載せます。

上司へのメールは砕けすぎず、丁寧な文面にするのが基本です。また、食事のお礼の際にはその日の食事や話した内容に触れることで、ありきたりなお礼メールではないと思ってもらえます。

別の部署へ業務の依頼をする際も、丁寧にお願いの文面を作成することで好印象を与えられます。
また、お客様の情報や期日などを明記することで円滑に業務を引き渡すことができます。

部下へのメールでも「さん」付けをし、命令形ではなくお願いの形にすることで柔らかい印象を与えることができます。
また、何かをお願いするときには「相談してください」などのフォローする一文を加えることで、新入社員や年の離れた相手でもプレッシャーを与えずに接することができます。

以上が社内メールで気をつけたいポイントや、実際に使用できるテンプレートの例でした。
メールの書き方で悩んでいる方にお役立ちできていれば幸いです。